ЭКСПОРТ КАК ПРОЕКТ

 

Если вы решили выводить свою компанию на внешний рынок, то относиться к этому процессу как к случайному самоорганизующемуся явлению было бы крайне легкомысленно.

 

Базовый метод

 

Учитывая, что проводимые мероприятия имеют весьма разносторонний характер и являются во многом новыми для компании, к организации и управлению экспортом будет уместно применить проектный подход.

Он позволит нам держать в поле зрения различные аспекты нашего экспорта и аккуратно управлять ресурсами.

Наша работа будет представлять собой развитие восьми взаимосвязанных блоков:

  • Планирование работ
  • Оценка ресурсов
  • Бюджет, управление стоимостью
  • Управление людьми, команда проекта
  • Управление коммуникациями
  • Управление закупками
  • Управление рисками
  • Документация и сохранение информации.

Каждый блок включает в себя любое количество подпроцессов, характерных конкретно для вашей компании.

Все они являются важной частью деятельности организации, и все они, в той или иной мере, задействованы в экспортном проекте.

 

Как описать наши процессы

 

Итак, первое, что отличает проектное управление от прочих других видов деятельности, это наличие плана. Но плана довольно своеобразного, поскольку ввиду неординарности включенных в него мероприятий указываемые рамки и сроки оказываются на редкость подвижными.

Тем не менее, работы детально прописываются, их выполнение и затраченные ресурсы отслеживаются.

Очень важно сохранять получаемые результаты, и что еще важнее – описания возникающих затруднений и способы, которыми эти затруднения удалось преодолеть и с какими затратами.

При успешном осуществлении старта экспортной активности, многие действия становятся регулярными процессами, требующими оперативного управления. В этом плане, завершенный ранее проект можно рассматривать как пилотную апробацию, и накопленный при этом опыт будет очень кстати для последующей работы и развития направления.

Планирование и управление каждой из восьми названных сфер осуществляется исходя из следующих требований:

  1. У каждого процесса должен быть выход, т.е. результат, ради которого этот самый процесс вы запускаете вообще. У результата должен быть свой получатель – конкретный человек, подразделение компании или внешний агент, который будет непосредственно пользоваться полученным в результате процесса материалом. Таким образом, планируя какие-либо действия, вы для себя понимаете, что именно вы получите в результате и кому и для чего это нужно.
  2. Ничто не возникает ниоткуда. Так и наши выходы процессов для своей реализации требуют наличия соответствующих входов – материалов, информации, финансов, трудового участия, которые будут переработаны в результирующие активы. Для каждого процесса входящие потоки будут свои, иметь свои источники.
  3. Чтобы преобразовать входы в выходы, необходимо провести некую работу – т.е. осуществить определенный набор действий. Для осуществления этого таинства, мы должны обладать соответствующей технологией. Работы внутри этой технологии также имеют свою стоимость и продолжительность.

 

Пример для понимания

 

Давайте для примера возьмем упрощенно один из процессов подготовительного к экспорту этапа – ценообразование на экспортные товары.

Начинаем с конца – что мы хотим получить в результате наших усилий? Наверное, мы хотим получить полноценный рабочий прайс с адекватными рынку и нашим возможностям ценами.

Кто будет пользоваться этим результатом? Пользоваться будет:

  1. коммерческая служба при общении с клиентами
  2. бухгалтерия для подтверждения денежных приходов
  3. финансовая служба для планирования экономики компании.

Выход понятен.

Теперь рассуждаем, какие ресурсы нам необходимы, чтобы получить желаемый результат?

После непродолжительного обдумывания мы приходим к заключению, что для получения адекватных цен нам жизненно необходимы:

  1. сведения о рынке (проведенное исследование внешних рынков)
  2. калькуляция себестоимости
  3. человек, который это всё обработает.

Где эти ресурсы мы можем взять?

Скорее всего, сведения о рынке – из внешних источников, себестоимость – у своих экономистов, человека – где-то в компании или напрячь отдел кадров.

Каждый из нужных нам ресурсов имеет свою стоимость и время на обретение, которые мы обязательно учтем при выборе возможных альтернатив.

Наконец, сам процесс переработки входов в выходы.

Необходимы, как минимум, знания о ценообразовании и работе на ПК в голове у человека, которого мы назначили формировать экспортный прайс.

Еще нам понадобится процедура согласования цен с ответственными лицами компании и утверждения руководителем, чтобы нивелировать человеческий фактор и собрать дельные предложения.

В результате подобного пристального рассмотрения мы понимаем процесс в целом, его стоимость по деньгам и времени, видим, что нам нужно получить для его осуществления и какие выходы и для чего мы получим в итоге.

Кроме того, для нас это уже не оторванные от общей структуры действия, а один из цельных блоков работ, вплетенный в общую канву экспортного проекта.

Чтобы зафиксировать это понимание и не растерять в потоке рутинных операций, следует весь обдуманный ранее процесс задокументировать.

 

А где же проект экспорта?

 

Не имеет особого значения, какой формат документа вы будете применять (регламенты, положения, порядки), но он обязательно должен содержать:

  • Описание входов процесса (ресурсы)
  • Технологию процесса
  • Описание выходов процесса
  • Схему взаимодействия подразделений при осуществлении этого процесса
  • Бланки всех необходимых для работы документов.

В результате кропотливого описания всех процессов вы получите комплексную картину взаимосвязей, ресурсов и практических результатов. Станут наглядными схемы взаимодействия подразделений, их роли в экспортном проекте, интенсивность участия.

Вы также увидите узкие места в своей компании, работающие менее эффективно, чем они бы могли.

Это и будет ваш экспортный проект, детально описывающий всю деятельность компании по выходу на внешние рынки.

Начиная свое продвижение на внешний рынок, в самом начале пути вы можете не знать в деталях, какие работы вам предстоит провести, и точно спланировать весь проект от первоначальных исследований до постпродажной поддержки клиентов. Тем более, будет нереально заложить конечные сроки и окончательные суммы затрат.

Это не страшно. Следуя глобальному плану пяти шагов, постепенно переходя от одной стадии к последующей, вы будете открывать для себя все новые действия, которые необходимо совершать, чтобы двигаться дальше в своем проекте экспорта, ясно понимая, с чего следует начать.

Так, шаг за шагом, ваш проект будет наполняться и уточняться, наглядно показывая результаты проделанного труда и придавая дополнительный стимул дальнейшему развитию.

Оксана Брант

 

Поделиться: 

 

 

Другие статьи

Введение в международный маркетинг

Какую цену назначить

Коммерческое предложение

Как проводить рыночные исследования

Кто ваш клиент

Планирование

Анализ рисков

Как выбрать регион

Что из этого экспортировать?

Грамотный анализ рынка

Где брать информацию

Как готовиться к бизнес-миссии

Бюджет экспорта

Product development (NPD)

Полезный английский